On peut faire la comptabilité d’une association sur Excel (Mac ou Windows), qui est plutôt simple d’utilisation, ou trouver un modèle gratuit pour une gestion en ligne. Les modèles gratuits peuvent également servir pour les auto entrepreneurs comme pour une petite association sportive.
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Faire sa comptabilité sur Excel
On peut trouver sur le net une application excel, qui suffira pour tenir la compta d’une association avec une petite structure. Ce tableau Excel, une fois complété, permettra même d’éditer son compte d’exploitation prévisionnel ou de remplir sa déclaration mensuelle de TVA (ça marche aussi avec la trimestrielle).
Attention toutefois :
Bien souvent, les applications gratuites sont limitées dans le nombre d’écritures comptables qu’il est possible de saisir. Toutefois, le gros avantage reste quand même la simplicité du système, et le respect des normes françaises en vigueur, car l’exercice est soumis à tout un tas de règles qu’il faut respecter sous peine d’avoir des soucis lors d’un éventuel contrôle fiscal.
Que peut-on faire avec ?
Avec Excel, on peut ainsi comptabiliser toutes les écritures de l’exercice en cours, éditer chaque compte et aller y retrouver les détails, faire son bilan, ouvrir des onglets pour les charges et les produits, faire les rapprochements bancaires…
Le tout dans une simplicité relative. Il existe d’ailleurs de nombreux tutoriels en ligne qui permettent de se former seul à son utilisation. Seul obligation : avoir un ordinateur.
Trouver un logiciel de compta gratuit quand on est une petite association
Il n’est pas difficile de trouver un outil comptable à télécharger directement en ligne. Ainsi, France Active, dans sa démarche liée à l’économie sociale et solidaire en a développé un. Car tenir sa compta ne peut pas se faire sur un bout de papier. Il faut au moins avoir un tableur à sa disposition avec les formules de calculs.
Mais quand on n’a jamais touché à la gestion, il faut que cela soit le plus simplifié possible, afin de réduire au maximum la marge d’erreur. Il est quand même conseillé de faire une petite formation comptable, par le biais e Pôle Emploi par exemple, de la chambre de commerce ou d’une autre association. Savoir tenir un journal ne s’invente pas, et mieux vaut savoir ce qu’une partie double veut dire.
Mises en garde
Attention : Excel ne remplacera jamais un logiciel payant de compta, avec toutes les fonctions associés.
Mais quand on a peu d’écritures comptables, un tableur de ce type peut être suffisant, une petite asso n’ayant quand même pas des besoins trop complexes, mise à part la tenue d’un journal, du grand livre, et faire la balance. Le but étant d’automatiser les choses au maximum pour pouvoir sortir à temps son bilan et son compte de résultat.
Grâce à cette aide, si les factures sont rentrées régulièrement, le travail de l’expert comptable n’en sera que facilité. Rappelons que ce dernier n’est pas obligatoire pour une association. Mais il peut quand même se montrer d’une grande aide. A ne pas négliger.
Peut-on tenir sa comptabilité sur Excel ?
Oui, à condition d’en maîtriser le mode d’emploi (avoir les connaissances suffisantes pour le faire). Toutefois, il ne s’agit pas d’un logiciel de comptabilité classique. A ce titre, les écritures ne peuvent pas être validées dans le journal, et il n’est pas possible de les pré-enregistrer.
Toutefois, pour une petite association, pas besoin non plus d’avoir un outil plus compliqué que cela. L’enregistrement des flux financiers peut suffire. Quand il y a des employés, les choses se compliquent quand même un peu plus.
Logiciels gratuits de comptabilité pour une association Loi 1901
Ils sont souvent un peu plus complexes, et la gratuité n’est que sur un temps limité. Ainsi, elle peut être d’un an, ou bien que pendant une période d’essai d’1 mois. Certaines versions sont gratuites, d’autres sont payantes. A chacun d’y trouver son compte.
Compt’In 4.3
Le logiciel est compatible avec Windows XP, Vista, Windows 7 et Windows 8. Son point fort : l’affichage direct du bilan et du compte de résultat. Ses avantages : une simplicité à toute épreuve, même pour les débutants, et une assistante téléphonique non payante pour ceux qui galèrent ou qui sont bloqués.
Il y a d’ailleurs une version qui permet d’utiliser une saisie logique et assistée, un peu comme pour l’écriture des SMS sur son smartphone. Parfait pour ceux qui ne sont pas comptables ou qui ont un problème avec les chiffres. Pour ceux qui maîtrisent, le débit et le crédit s’afficheront classiquement.
La première version du logiciel est gratuite pendant 12 mois. Après, si le logiciel vous convient, il faudra acheter la licence, qui permettra de se lancer dans l’exercice à suivre mais aussi de transférer ses soldes et de ne pas perdre les exercices précédents. Cerise sur le gâteau : la liaison avec un cabinet comptable, pour corriger la compta et la rectifier si besoin
Peakasso
Quand on gère une association, les tâches dites administratives sont quand même assez nombreuses. D’abord les cotisations. Il faut en tenir une mise à jour stricte, surtout pour celles qui vont devoir être renouvelées afin de pouvoir contacter les personnes en question (elles sont symbolisées par des points de couleur pour faciliter le repérage).
Mais il faut aussi communiquer avec les autres membres, le tout par mail, en filtrant les destinataires si nécessaire pour gagner du temps et de l’argent. Terminer le temps interminable des newsletters par courrier. C’est sur que pour la Poste, il y a un gros manque à gagner.
Pour ne pas nuire à la bonne marche du projet,
Il est important que toutes ces choses ne soient pas rébarbatives. Peakasso a donc pensé un produit simple, à essayez gratuitement dans un premier temps, parce que beaucoup d’associations n’ont pas l’expérience nécessaire pour tout mener de front. Il y a même une fonction pour que les membres paient directement pas Paypal, et que les cotisations payées s’affichent directement dans le logiciel.
Pour le gestionnaire, il suffit de cliquer sur un simple bouton « paiement » sur Peakasso. Après, il y a 3 formules d’abonnement, à 10, 20 et 50 euros par mois en fonction des besoins concernant le nombre d’e-mails envoyés ainsi que du stockage.
Les autres fonctionnalités de Peakasso
Avec ce logiciel qui va plus loin qu’un simple outil de compta, on peut importer et exporter les données à loisirs, les partager pour que ce ne soit pas toujours le même qui s’y colle, le tout dans une sécurité renforcée (cryptage SSL) qui permet de dormir tranquille, même si rien n’est vraiment certain en la matière.
Celles-ci sont sauvegardées quotidiennement et l’espace de stockage est important. On peut ainsi y déposer les licences des uns et des autres.
Citizen Comptabilité
Encore un autre logiciel comptable pour associations, qui peut servir aux petites comme aux moyennes, afin de pouvoir sortir une comptabilité nickel, le tout sans avoir fait d’études pour cela, à condition d’avoir un ordinateur en état de marche.
Plusieurs personnes peuvent d’ailleurs s’en servir, chacune ayant numéro d’administrateur différent. Les données sont protégées (Amazon Web Services) et sauvegardées chaque 1/4 d’heure, ce qui permet de les retrouver si accident (panne d’électricité, café renverser sur le clavier…). Car la compta d’une association est tout de même spécifique par rapport à celle d’une entreprise. Il faut gérer les bénévoles ainsi que leurs notes de frais par exemple, les adhésions, les cotisations…
Afin de parer à toute éventualité
Citizen comptabilité a mis en place une assistance mail pour poser des questions si besoin et téléphonique en option, ainsi que d’autres outils sur le Citizen Store comme le blog ou le porte-document. Une aide au démarrage est aussi prévue.
Le logiciel fonctionne simplement, avec un classement des dépenses et un autre des recettes. Les notions de débit et de crédit ne sont donc pas forcément à maîtriser, bonne nouvelle pour les débutants et ceux qui se mélangent les pinceaux.
Simplicité de suivi des opérations = gain de temps. Tous les documents enregistrés sont imprimables en version PDF. Il est également facile de suivre ses comptes bancaires.
Combien ça coûte ?
Vu qu’il y a une équipe de développeurs et d’assistance derrière, ce n’est pas gratuit, mis à part le premier mois qui permet de voir si le logiciel convient. Après ces 30 jours d’essai qui permettent d’effectuer les tests nécessaires sans s’abonner tout de suite, il y a 3 formules qui sont proposées, à 59, 99 et 249 euros par an.
La différence de prix tient surtout dans l’assistance qu’il est possible de solliciter. En effet, certaines personnes vont avoir plus que d’autres besoin d’un coup de main. Attention : tant qu’on n’est pas abonné, il n’est pas possible de clôturer l’exercice et de récupérer toutes les données qui ont été saisies pendant la période d’essai.
En cas d’abonnement, une période de rétractation est prévue, qui va jusqu’à un mois. L’annulation est donc possible pendant ce laps de temps, à condition de ne pas abuser, notamment par rapport à la clôture de l’exercice. Citizen peut également proposer un accompagnement plus poussé à ceux qui en ont besoin.
Compt’Easy Asso
Encore un logiciel de compta simplifié pour les associations et les trésoriers qui s’y collent sans forcément être formés pour cela. Avec ces outils simples, on peut ainsi éditer son compte de résultat et paramétrer ce dernier.
Possibilité aussi de gérer 2 exercice sans clôturer. La petit plus : des résultats analysés, pour mieux cerner ses postes de dépenses et peut-être réussir à faire des économies ! Car même les associations sont maintenant dans cette logique là.
Par rapport aux autre logiciels pré-cités, il n’y a pas d’abonnement mais un achat fixe. Son prix est de 119 euros TTC. On peut le commander par Internet ou en téléchargeant un bon de commande. Pas de panique : il est possible de le tester avant pendant quelques jours : un code d’accès vous sera remis pour cela.
B-Association
Chaque association ayant des besoins différents, différentes versions sont proposées, dont une gratuite ! Si ce n’est pas un bon plan ça… Celle-ci est surtout valable pour les petites structures, jusqu’à 40 adhérents. Jusqu’à cette taille, pas besoin de grand chose, hormis quand même la gestion des adhérents et des cotisations.
Avec la version gratuite, on peut aussi éditer son bilan à chaque exercice, gérer ses stocks et ses sauvegardes mais aussi se créer un prévisionnel, outil bien utile pour rester dans son budget d’une année sur l’autre.
Pour ceux qui dépassent le stade des 40 ou qui veulent directement passer à la version pro
Il existe donc la possibilité de souscrire à des fonctionnalités améliorées comme le publipostage, le compte de résultat, sachant que le logiciel B_Association est entièrement paramétrable, même pour la version web, qu’il s’agisse d’un club sportif ou d’une MJC, d’un comité d’entreprise ou d’un office du tourisme.
Une fois la licence payée, elle est valable à vie, sauf pour la version web qui est un abonnement annuel.
Gestasso
Là encore, il y a une formule gratuite, mais qui est limitée à 30 adhérents. Pas besoin d’installer un logiciel sur son ordinateur. Il suffit d’ouvrir Internet et de se connecter à son espace personnel. Les fonctionnalités, elles, sont les mêmes, mais avec une mise à jour constante et automatique. Pourquoi opter pour un produit comme Gestasso ?
Parce qu’au final, un outil de gestion permet de faire des économies. Ainsi, dès qu’un adhérent est en retard dans le paiement de sa cotisation, l’alerte se met en place avec la relance qui va avec. Possibilité aussi d’éditer les cartes d’adhérents.
Passer par un serveur, c’est aussi pouvoir bénéficier d’une sauvegarde sécurisée, faite très régulièrement. Le fait de ne pas avoir tout sur son ordinateur est quand même un soulagement. Sans vouloir porter la poisse, un vol d’ordi et c’est la catastrophe… Quant aux risques de piratage, ils sont quand même très réduits.
Quel est son prix ?
4 formules : free, premium, XXL, pro. La version gratuite permet de gérer son association, à condition qu’elle ne dépasse pas 30 personnes. Par contre, pas possible de sauvegarder ses saisies, ni d’exporter les données.
Avec la premium, on passe à l’étape au dessus : 500 contacts possibles. Le prix : 72 euros par an. La version XXL passe à 1000, avec 2 GO de stockage, pour 187 euros par an. La version pro est la plus complète avec sa capacité de 4000 contacts, ses 25 GO pour 437 euros.
AlauxSoft
Ce logiciel de comptabilité fonctionne aussi pour les comités d’entreprise. Il permet une utilisation quotidienne.
L’avantage, encore une fois, c’est la version gratuite, pour tout le temps si on le souhaite et si on n’a pas besoin de plus d’un compte bancaire. La version payante, elle peut aller jusqu’à 32000 membres…
Les obligations comptables d’une association
Pour ceux qui se demandent quels sont les devoirs comptables d’une association, il faut savoir, et bien prendre en compte qu’ils sont nombreux, même si légalement, tenir une comptabilité digne de ce nom n’est pas une obligation.
Pourtant, à partir d’une certaine taille ou pour une activité particulière, un arrêté est venu dire le contraire. Ainsi, avoir des salariés, recevoir des dons ou des subventions (il faut aussi donner une copie à la collectivité bienfaitrice. Parfois, il est aussi demandé une preuve de l’utilisation de cet argent, affecté à ce qui était prévu), une activité économique qui génère des impôts, faire un crédit oblige à tenir une comptabilité précise.
Les domaines concernés par la même obligation sont la jeunesse, les sports, les voyages, le sanitaire et social. Attention : en cas de redressement ou de liquidation judiciaire, il faut déposer ses comptes au tribunal.
En plus de ces exceptions, qui confirment la règle
Toutes les associations peuvent l’imposer statutairement. A partir du moment où cela est marqué dans les statuts, les comptes annuels, même simplifiés, sont de mise. De toute façon, c’est la meilleure façon d’être transparent pour les adhérents.
En effet, lister les dépenses et les recettes n’est pas vraiment suffisant. De plus, une compta bien faite permet de se projeter vers l’avenir, de voir si la situation financière de l’association est pérenne, de savoir s’il reste un peu d’argent à investir, ou si au contraire il est nécessaire d’augmenter les cotisations, de pouvoir emprunter auprès d’une banque (sans bilan ni compte de résultat il ne faut pas y compter), etc…
Trucs et astuces
A savoir : il est aussi possible de tenir une comptabilité manuscrite (sur un cahier) pour une association, pas d’obligation d’utiliser un logiciel informatique ! L’investissement peut donc être réduit à son minimum.
Cela vaut pour le matériel, mais aussi pour le temps à consacrer à cette tâche pas toujours excitante. Il faut dire que toutes les associations n’ont pas forcément les moyens d’acheter un logiciel de compta : la comptabilité d’encaissement peut donc suffire, à condition de bien pointer ses relevés bancaires. Quant aux cahiers nécessaires, on les trouve dans toutes les bonnes papeteries.
Quand on est une association, il faut quand même tenir sa comptabilité (livre de compte). Mais quand on n’est pas du métier, ce n’est pas forcément évident de gérer sa trésorerie. Heureusement, la technologie facilite quand même les choses.
